RPA в закупках: примеры применения, барьеры и будущее технологии

Некоторые задачи в закупках включают анализ сложных данных, принятие решений в нестандартных ситуациях или ведение переговоров. Это создает ограничение для применения RPA, поскольку программные роботы действуют по заданному алгоритму.

Решение: Интеграция искусственного интеллекта и машинного обучения расширяет функциональность RPA. Такие системы могут анализировать данные, предсказывать изменения рыночных условий и принимать более гибкие решения. Внедрение гибридных решений, сочетающих RPA и ИИ, помогает автоматизировать даже сложные процессы, помогая человеку принимать решения.

Автоматизация часто вызывает опасения у сотрудников, особенно если они недооценивают возможности RPA или боятся, что роботы отнимут у них работу. Недостаток понимания пользы технологии может привести к сопротивлению внедрению.

Решение: Обучение и вовлечение сотрудников на всех этапах внедрения. Важно объяснять, что RPA не заменяет людей, а освобождает их от рутинных задач, позволяя сосредоточиться на более важных стратегических функциях. Внедрение роботов помогает сотрудникам профессионально расти, так как у них появляется время на развитие и работу со стратегическими задачами. Проведение демонстраций, практических тренингов и работа с обратной связью сотрудников помогает снизить тревожность и повысить уровень принятия технологии.

Внедрение RPA требует инвестиций, а сроки окупаемости зависят от конкретных процессов. Чтобы оценить выгоду, важно учитывать не только снижение трудозатрат, но и влияние автоматизации на бюджет.

Решение: Эффективность автоматизации можно оценивать через сравнение затрат на робота и экономии, которую он приносит. Если RPA берет на себя значительную часть рутинных операций, важно учитывать связанные с этим затраты на оплату труда и сопутствующие расходы.

Если автоматизация снижает закупочные цены, то оценивается сумма экономии. Например, робот, контролирующий цены поставщиков, может выявлять завышенные стоимости и помогать компании договариваться о снижении цен. Кроме того, автоматизация сокращает риск случайных или преднамеренных ошибок, защищая компанию от финансовых потерь.

Во многих компаниях закупочные процессы завязаны на внутренних CRM и ERP-системах. Даже небольшие изменения могут затягиваться на месяцы из-за сложности интеграции с устаревшими платформами и приоритизации других задач.

Решение: RPA автоматизирует процессы без изменений в коде платформ, имитируя действия пользователей. Например, роботы могут проверять данные из CRM или формировать отчёты без доступа к API, что снижает нагрузку на ИТ-отдел. Также RPA помогает автоматизировать взаимодействие с внешними системами — порталами поставщиков, тендерными площадками — там, где интеграция через API невозможна.

Внедрение технологий в крупных компаниях часто тормозится бюрократией: многоуровневые согласования, конкуренция за бюджет и жесткие регламенты растягивают сроки.

Решение: Начать стоит с пилотных проектов, которые демонстрируют эффективность, а затем постепенно расширять зоны автоматизации. Это формирует доверие и упрощает выделение бюджета. Важно вовлекать ИТ-специалистов, финансистов, менеджеров еще на этапе планирования, чтобы сразу согласовать критерии успеха и снять возражения. Дополнительный рычаг — использование low-code-платформ, которые не требуют глубокого вмешательства разработчиков. Это ускоряет внедрение и снижает зависимость от длительных согласований.

Некоторые компании опасаются, что RPA-решения не пройдут проверку ИБ-службы и не смогут быть внедрены в существующую инфраструктуру.

Решение: Опыт работы с корпоративными ИБ-отделами позволяет адаптировать RPA-процессы к требованиям безопасности, обеспечивая контроль данных и соответствие нормативным стандартам. Программные роботы успешно применяется в крупнейших компаниях, включая банки, промышленные предприятия, нефтегазовые компании и другие организации с высокими требованиями к безопасности.