Стоимость RPA роботизации – из чего складывается цена разработки проекта

Иван Алексеев |
22 мая 2024
Цена разработки проекта RPA

Из чего складывается стоимость проекта роботизации

Роботизация бизнес-процессов с использованием технологий RPA (Robotic Process Automation) позволяет значительно сократить затраты на выполнение рутинных задач, увеличить эффективность и конкурентоспособность компании. Но это работает только при одном условии – если затраты на роботизацию и сопровождение разработанных программных роботов ниже, чем получаемые выгоды.

О том, как можно оценивать выгоды от роботизации, мы поговорим отдельно. А сейчас поговорим о том, что надо учитывать при расчете затрат на роботизацию бизнес-процессов.

Начнем с предыстории. В одной очень хорошей банковской организации задумали перестроить процессы ИТ-поддержки и перенести их в новую систему Сервис Деск. При оценке все было сделано просто и эффективно – стоимость лицензий получили у вендора, у соседнего банка по знакомству получили стоимость аналогичного проекта у них и добавили 15% на риски. Что могло пойти не так? Оказалось, что многое. Бюджет проекта по факту вырос процентов на 70, а сроки из года превратились в три. И одной из ключевых причин, как выяснилось на последующем разборе, было то, что процессы даже в очень похожих по профилю компаниях называются одинаково, но очень сильно отличаются друг от друга. И оценка «средняя для таких процессов по отрасли» не работает эффективно.

С роботизацией бизнес-процессов ситуация аналогичная. Есть несколько ключевых факторов, которые влияют на стоимость внедрения RPA:
  • количество и сложность бизнес-процессов, которые нужно роботизировать;
  • “зрелость” этих процессов
  • плановые сроки реализации проекта
  • объем доработок в процессе разработки и внедрения роботизации
  • требования к поддержке на разных стадиях проекта
  • условия и особенности использования лицензии
Рассмотрим все эти факторы более детально и попробуем ответить на вопрос как можно оптимизировать затраты на роботизацию.

Количество и сложность бизнес-процессов

Очевидно, что количество процессов и их сложность играют ключевую роль в определении общей стоимости RPA-проекта и его стратегии. Например, процесс автоматизации учета товарных запасов в розничной сети будет существенно отличаться по сложности от процесса оптимизации обработки входящей корреспонденции в офисе, что напрямую отражается на требованиях к ресурсам, времени на разработку и, соответственно, на общей стоимости проекта.

Кроме того, цена RPA проекта напрямую зависит от масштаба бизнеса клиента. Крупные компании, как правило, имеют более сложные и объемные процессы, требующие роботизации, что может повлечь за собой большие затраты на разработку и внедрение решений. В то же время, такие компании могут позволить себе инвестировать в более масштабные и комплексные проекты, потому что выгода от роботизации с лихвой покроет затраты на нее.

«Зрелость» и «незрелость» процессов

Мы специально поставили в заголовке эти слова в кавычки. Их значение зависит от контекста и есть много моделей оценки зрелости процессов. В данном случае мы говорим о зрелости процессов исключительно с точки зрения их готовности к роботизации и автоматизации.

Итак, в контексте роботизации незрелыми называю процессы, которые либо не полностью определены и документированы, либо содержат недостаточно четко установленные или изменяющиеся этапы и правила. Часто такие процессы характеризуются высокой вариабельностью отдельных участков или процесса в целом. И почти всегда – «сюрпризами», которые проявляются на финальном этапе проверки работы роботов.


Незрелость влияет на себестоимость этапа аналитики и постановки задачи для разработчиков RPA. Ведь аналитику потребуется потратить много времени на исследование процесса, изучение всех «тропинок» и «закутков» в его логике, в том числе:
· На идентификацию всех возможных вариаций процесса
· Разработку стандартных операционных процедур
· Подготовку технического задания для разработки роботизированных решений с учетом множества исключений и специфических условий, учитывающих особенности процесса

Иногда в решении задачи анализа таких бизнес-процессов могут помочь решения класса Process Mining и Process Discovery. Но это отдельная тема и, да-да, отдельный бюджет. В том числе, на сотрудников, которые будут настраивать решение и работать с данными.

Помимо аналитики, незрелость процессов может существенно влиять на себестоимость разработки. Помимо прямой зависимости «количество вариантов процесса» - «часы разработчиков RPA», есть еще и высоковероятные затраты на возможную доработку и оптимизацию уже после внедрения. Поскольку с высокой долей вероятности в процессе обязательно обнаружатся новые требования или неучтенные аспекты.

Для минимизации влияния недостаточной зрелости процессов на стоимость RPA роботизации важно их предварительно стандартизировать настолько, насколько это возможно, а также планировать проект с учетом потенциальных изменений и дополнительных затрат на доработки.

Подписывайтесь
на нашу рассылку

Проверьте
Primo RPA в деле

Плановые сроки реализации проекта

Когда проект нужен заказчику «вчера», команда разработки вынуждена работать в ускоренном режиме, с переработками, часто без выходным и праздников. Это неизбежно ведет к увеличению стоимости разработки RPA. Кроме того, для соблюдения установленных сроков могут потребоваться дополнительные специалисты.

При требовании сдать проект как можно скорее, помимо роста затрат на команду, растет риск упустить важные детали из-за нехватки времени на тщательную проверку и тестирование. А это неизбежно ведет к дополнительным доработкам, которые удорожают проект уже после завершения разработки роботов.

Объем доработок в процессе разработки и внедрения роботизации

Избежать доработок в процессе роботизации невозможно и, конечно, они влияют на конечную стоимость проекта, причем не всегда предсказуемо. Непрогнозируемые доработки могут стать следствием недостаточной проработки незрелых процессов, недостаточной компетентности как со стороны команды разработки, так и со стороны заказчика или сжатых сроков на реализацию проекта.

Но чаще всего доработки — следствие дополнительных требований со стороны бизнес-заказчика. Например, после автоматизации бизнес-процесса обработки заявок на платеж заказчик захотел добавить функционал, который отправлял бы сводные отчеты или строил графики на основе полученных данных. Предусмотреть такой поворот событий на начальном этапе проекта невозможно. Дополнительные требования такого рода возникают в процессе использования RPA решения и могут быть обусловлены изменением бизнес-потребностей или получением новых идей по оптимизации работы.
Следствием может стать:

  • увеличение трудозатрат, потому что доработка существующих систем требует дополнительного времени на анализ текущего состояния системы, планирование изменений, разработку, тестирование и внедрение этих изменений

  • сложность интеграции из-за возможных ограничений или специфики текущих систем, что может потребовать даже изменения логики их работы

  • затраты на тестирование и отладку, потому что внесение изменений требует тщательной проверки

  • риски и неопределенность из-за возможности возникновения непредвиденных проблем и ошибок, которые могут потребовать дополнительных усилий для их устранения

  • дополнительное обучение персонала, которое может потребоваться после внесения изменений
Заранее оценить объем таких доработок невозможно, поскольку их появление зависит от характера бизнес-процесса, степени его зрелости, персоналий бизнес-заказчиков. Важно понимать вероятность появления таких затрат и предусмотреть соответствующий запас в бюджете проекта, а также стратегию для работы с такими запросами на изменение.

Требования к поддержке на разных стадиях проекта

Специфика внедрения RPA-решений в сочетании со сложностью и вариативностью роботизируемых бизнес-процессов и неизбежной доработкой требуют поддержки со стороны разработчика RPA на всех этапах роботизации. А это — дополнительные ресурсы и, соответственно, увеличение стоимости проекта.

Здесь крайне важно обеспечить обучение команды бизнес-заказчика роботизации, взаимодействующей с командой разработчиков и аналитиков как на этапе внедрения, так и на этапе последующей эксплуатации программных роботов. Понимание принципов и границ роботизации бизнес-процессов, четкое определение требований и активное участие в тестировании и доработке решений способствуют более точной настройке роботов и, как следствие, уменьшению необходимости в доработках и дорогостоящей дополнительной поддержке.

Кроме того, во многих случаях, после обучения команда бизнес-заказчика может самостоятельно вносить простые изменения в настройки программных роботов. Что, при условии контролируемости изменений, повышает скорость адаптации роботов к изменениям и сокращает стоимость владения ими.

Условия и особенности использования лицензии

Эффективное использование лицензии на программное обеспечение RPA — это еще один ключевой фактор, влияющий на стоимость проекта по роботизации. Важно не только приобрести лицензию, но и максимально использовать её потенциал в течение всего времени действия. Оптимальное использование лицензии подразумевает полную утилизацию времени работы роботов, включенных в лицензионный пакет.

Например, если лицензия предусматривает возможность работы робота в течение 24 часов в сутки, но фактически робот используется только 4 часа, это приводит к недостаточной утилизации ресурсов, вложенных в проект. В таком случае, несмотря на потенциальную экономию времени и средств для компании, реальная экономическая выгода от внедрения решения RPA оказывается ниже потенциально возможной. А использование роботов в связке с оркестратором, осуществляющим перераспределение задач между ними, на пределе возможностей, предоставляемых лицензией, позволяет значительно повысить эффективность инвестиций в роботизацию, тем самым улучшая окупаемость проекта.
Таким образом, стоимость проекта роботизации складывается из множества прямых и косвенных факторов.

Хорошая новость в том, что до какого-то предела, часть этих затрат можно оптимизировать. Реализация этой возможности зависит как от подхода заказчика, так и от уровня профессионализма команды разработки RPA-решения.

Теперь вернемся к кейсу из начала статьи. Про простую и эффективную оценку перестройки и автоматизации процессов ИТ-поддержки. Как и в том случае, недооценка важности этапа формирования и анализа стоимости проекта может привести к существенным затратам в дальнейшем.

Оценка стоимости проекта - первый этап роботизации, который играет критическую роль в успешном планировании проекта и его внедрении. Да, анализ стоимости сам по себе требует расходов и привлечения специалистов высокой квалификации, но без него невозможно адекватно оценить финансовые ресурсы, необходимые для реализации проекта.

Анализ необходим для обеспечения экономической жизнеспособности проекта и его ценности для бизнеса Он способствует прозрачности бюджетирования и более точному планированию ресурсов, помогает избегать неожиданных расходов. Кроме того, именно анализ стоимости играет ключевую роль в управлении ожиданиями заинтересованных сторон и поддерживает общение между всеми участниками процесса роботизации.

Вы можете привлечь внешнюю команду экспертов. Такая команда обычно обладает опытом роботизации разных процессов и пониманием как технических деталей, так и бизнес-логики проектов роботизации. Профессиональная и опытная команда может помочь вам:

  • оптимально использовать время и ресурсы на аналитику и разработку
  • создать максимально соответствующие потребностям клиента решения и снижать стоимость проекта за счет сокращения доработок
  • минимизировать риск ошибок в анализе или разработке, что сокращает необходимость правок и тестирований, затраты и сроки реализации проекта
  • научиться эффективно общаться с заказчиком, что ускоряет принятие решений и улучшает взаимопонимание сторон
Можно не привлекать для этой оценки внешнюю команду экспертов. Вы можете обращаться в сообщества, такие как наш чат в телеграм. Или использовать другие ресурсы. Важно проверить, что у вас есть ответ и стратегия работы по каждой из обозначенных выше тем.

Вам может быть интересно