Автоматизация бизнес-процессов с RPA

Иван Алексеев |

16 октября 2023

Как искать процессы для роботизации
Как RPA применяется в бизнесе
Главные преимущества внедрения RPA для бизнеса
Способна ли роботизация процессов полностью заменить человека?
Роботизация: кейсы

RPA, или Robotic Process Automation — технология автоматизации бизнес-процессов с использованием программных роботов, которые выполняют повторяющиеся действия на компьютере вместо человека, только быстрее и без ошибок. Например, обрабатывают заказы, собирают данные из разных источников, вносят информацию в системы учета и многое другое.

Наглядный пример использования RPA — бухгалтерия, куда поступают сканы счетов-фактур и актов о выполненных поставках. Сотрудникам больше не нужно просматривать документы и вводить информацию в систему вручную — робот автоматически считывает данные из скан-копий и вносит их в базу.

Как искать процессы для роботизации

Для внедрения RPA идеально подходят любые бизнес-процессы, если они многократно повторяются, жестко стандартизированы и имеют большой объем легко считываемых компьютерной программой данных.

Итак,

1

Стандартизированные процессы

Роботизация упрощает рутинные процессы и операции, не требующие творческого подхода.

Например:

Обработка заказов: RPA может не просто автоматизировать процесс приема и обработки заказов, но и проверять наличие товаров, генерировать счета и уведомления клиентам.

Управление документами: в компаниях, где необходимо обрабатывать и архивировать большое количество документов, с помощью роботов можно автоматизировать процесс распознавания текста и классификации документов.

Мониторинг систем: RPA может мониторить информационные системы, имитируя действия пользователей, проверять их статус, и в случае сбоев отправлять уведомления администраторам.
2

Объем данных и цикличность

Процессы, характеризующиеся большим объемом операций и повторяемостью, идеально подходят для RPA роботизации.

Например:

Бухгалтерские операции: обработка счетов, выставление счетов клиентам и учет расходов — робот может обрабатывать большой объем информации, минимизируя ошибки и ускоряя процесс.

Сбор и анализ данных: в маркетинге и аналитике RPA может использоваться для автоматизации сбора и анализа данных о клиентах и продажах, сбора информации о ценах конкурентов с веб-сайтов и создания аналитических отчетов.

Обработка заказов и транзакций: в розничных и финансовых компаниях RPA может автоматизировать обработку заказов и транзакций, проверять их на соответствие нормативам и генерировать отчеты.
3

Процессы с читаемыми вводными данными

Робот отлично работает с: текстовыми документами, электронными таблицами, базами данных и другими форматами, доступными для машинной обработки.

Вот примеры таких процессов:

Извлечение информации из текстовых документов: RPA может быть настроен для автоматического извлечения определенной информации из текстовых документов, таких как контракты или отчеты. Он может извлечь даты, суммы и имена из контракта и передать их в базу данных.

Анализ и обработка электронных таблиц. Робот может делать расчеты, создавать сводные таблицы и генерировать отчеты на основе данных из электронных таблиц.

Внесение данных в базы: RPA может автоматизировать этот процесс, например, собирать информацию о клиентах из разных источников и обновлять базу данных.

Подписывайтесь
на нашу рассылку

Проверьте
Primo RPA в деле

Как RPA применяется в бизнесе

Выше мы рассмотрели идеальные для внедрения роботизации процессы, теперь сместим акцент и расскажем о том, в каких сферах бизнеса широко применяется эта технология и почему так происходит.

Управление персоналом
Программные роботы могут:
- автоматизировать hr-процессы: найти нужное резюме на рекрутинговых ресурсах, разместить там вакансию и обработать отклик на нее;
- обработать заявления на отпуск, увольнение и прием на работу;
- учитывать рабочее время сотрудников.
IT
В области информационных технологий RPA может использоваться для:
- мониторинга информационных систем;
- создания и обновления учетных записей пользователей;
- решения задач, связанных с обслуживанием IT-инфраструктуры.
Бухгалтерия
Роботы успешно справляются:
- со сбором и обработкой данных о финансовых транзакциях;
- составлением отчетов;
- выполнением налоговых расчетов.
Документооборот
Робот может быстро и без ошибок:
- сортировать;
- индексировать;
- сканировать и архивировать документы, освободив сотрудников от нудной рутинной работы с бумагами;
- обрабатывать типовые письма.
Логистика и поставки
Здесь можно роботизировать:
- мониторинг складских запасов;
- отслеживание поставок;
- оптимизацию логистических маршрутов.
Продажи
Роботы RPA могут помочь автоматизировать процессы:
- обработки заказов;
- анализа рынка
- взаимодействия с клиентами.

Главные преимущества внедрения RPA для бизнеса

сокращение операционных затрат;
рост эффективности бизнес-процессов;
возможность сосредоточить ресурсы на более стратегически важных задачах;
повышение лояльности сотрудников и клиентов;
увеличение прибыли.

Способна ли роботизация процессов полностью заменить человека?

Нет, не способна. Это прежде всего технология цифровизации рутинной составляющей бизнес-процессов. Она помогает компаниям экономить и зарабатывать за счет скорости, точности и масштабируемости роботов.

Нестандартные задачи, стратегические решения, работа с неструктурированными данными, сложное планирование — все, что требует серьезных интеллектуальных усилий и творческого подхода к решению, останется за человеком.

Роботизация: кейсы

Обычно первыми передовые технологии внедряют лидеры рынка. RPA — не исключение, ведущие российские компании из разных отраслей экономики уже успели оценить возможность и преимущества роботизации бизнес-процессов.

Обработка валютных контрактов в банке ДОМ.РФ

Процесс происходит в системе ДБО (дистанционного банковского обслуживания). Клиенты направляют заявки с комплектом документов для постановки контрактов на учет. Каждую такую заявку проверяет валютный контролер и тратит на это в среднем около 40 минут.

В результате только первого этапа внедрения RPA время на обработку контракта сократилось с 40 до 15 минут, а в ближайшем будущем сократится еще в 3 раза — до 5 минут!

При этом робот выполняет 80% задач по обработке валютного контракта самостоятельно, без вмешательства специалиста-человека.

Роботизация в сети «Лента»

Компания пришла к необходимости роботизации бизнес-процессов еще в 2018 году. В 2022 году перешла на российскую платформу Primo RPA. Результатом этого стало двукратное ускорение процессов и экономия от 8 до 12 часов в расчете на каждого робота RPA.

Сейчас в «Ленте» роботизированы 46 бизнес-процессов в 10 департаментах, среди которых:

HR

обучение сотрудников;
анализ финансовых HR-показателей по FTE в рамках премий;
автоматизация выгрузки отпусков и их запуск в мобильное приложение.

Финансы

начисление НДС по дегустациям;
расчёт и начисление при закрытии отчётных периодов.

Бухгалтерия

работа с отчётами по ошибкам сканирования в электронном архиве;
контроль ежемесячного отчёта по лимитам в кассах.

Эффективность RPA в АЛРОСА

В компании роботизированы три десятка процессов в закупках, финансах, службе персонала, общем центре обслуживания и других. В первую очередь это бизнес-процессы, предполагающие выполнение больших объемов работы в сжатые сроки, а также задачи, связанные с работой в нескольких информационных системах.

Результатом внедрения RPA стало:

сокращение времени на выполнение повторяемых действий и освобождение его для задач, требующих участия человека;
сокращение количество ошибок при обработке информации и ускорение процессов;
оперативность полной отчетности о текущих процессах с минимальным вовлечением сотрудников.

Сейчас в компании планируют дальнейшее расширение экосистемы программных роботов по множеству других направлений деятельности.

Назад к блогу