В условиях необходимости массового подбора персонала, острой нехватки рабочих рук, внештатных ситуаций типа ковида или мобилизации, сезонных пиковых нагрузок и развития дистанционного рынка труда на HR-отдел любой, особенно крупной компании ложится огромная нагрузка.

При этом большая доля действий кадровиков при подборе персонала — это выполнение рутинных операций, таких как:

поиск и фильтрация резюме;
организация интервью;
тестирование кандидатов;
онбординг;
управление базой данных сотрудников;
отслеживание рабочего времени и оценка эффективности;
оформление отпусков, больничных и отгулов;
обучение сотрудников;
ведение отчетности и аналитики;
оформление трудоустройства и увольнения.

Все эти задачи можно автоматизировать, значительно ускорив их выполнение и сократив количество ошибок.

Автоматизация рекрутинга с помощью роботов RPA при анализе анкет кандидатов на работу в крупном российском банке:
- высвободила 100% времени специально нанятого для этой цели сотрудника;
- в несколько раз ускорила ответы кандидатам;
- на 40% снизила отток кандидатов.

Какие инструменты можно использовать для автоматизации HR

В настоящее время в HR-департаментах российских компаний широко применяются различные специализированные системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Помимо специализированных систем, в HR-департаментах активно применяются 1С и CRM-системы. Например, 1C используется для интеграции данных по управлению персоналом с финансовыми операциями и поддержания соответствия нормам законодательства.

Применение этих и подобных информационных систем позволяет существенно повысить эффективность работы HR-департамента. Но, при этом, в работе с информационными системами, а особенно с внешними HR-сервисам остается значительный объем ручного труда.

И вот здесь на помощь может прийти еще один класс инструментов - программная роботизация бизнес-процессов.

Подписывайтесь
на нашу рассылку

Проверьте
Primo RPA в деле

Плюсы и минусы роботизации

Главными плюсами автоматизации бизнес-процессов в HR с помощью RPA-платформы является сокращение операционных издержек, минимизация рисков и рост производительности.

К другим преимуществами RPA в роботизации HR-процессов можно отнести:

Возможность автоматизации практически любых повторяющихся процессов, в том числе и “сквозных”, для которых необходимо использовать сразу несколько информационных систем.
Быстрое внедрение и интеграция: RPA-платформа может быть внедрена в короткий срок — внедрение одного робота занимает от 1 до 2 недель. Кроме того, она легко интегрируется со всеми существующими в контуре компании приложениями.
Гибкая настройка: роботы могут быть перенастроены в зависимости от изменений в самих бизнес-процессах, что делает их универсальным инструментом и существенно не удорожает разработку.
RPA — оптимальный инструмент для переноса данных из одной системы в другую, например, при инсталляции новой системы и как временное решение при разработке в компании сложного кастомизированного ПО.
Роботы выполняют операции на уровне пользовательского интерфейса, как если бы это делал человек (например, заполнение форм, клики мыши).
RPA позволяет создавать автоматизированные сценарии без необходимости глубоких навыков программирования, что делает его доступным для неспециалистов в области разработки.

Что касается минусов, то если у компании уже есть решение комплексной автоматизации, эффективность которого ее устраивает, то внедрение RPA может быть избыточным. Специализированные под определенные задачи, отдельные инструменты выполняют свою работу быстрее роботов.

В целом, RPA — отличный инструмент для улучшения уже существующих в компании бизнес-процессов рекрутинга, которые не нужно менять, существенно перестраивать или придумывать новые специально под роботизацию. А большинство существующих решений комплексной автоматизации требуют внедрения нового программного обеспечения и/или существенных доработок ПО, например в 1С или CRM. Как правило, это сложнее, дольше и дороже.

Кроме того, комплексная автоматизация рекрутинга влечет за собой либо структурные изменения сложившихся бизнес-процессов, либо разработку новых. При этом на практике большинство оперативных задач можно просто роботизировать, освободив от рутины людей и улучшив экономику подразделения без внедрения нового и сложного ПО, ограничившись настройкой под специфические задачи роботов RPA.

В любом случае, выбирая решение для автоматизации бизнес-процессов в HR, в первую очередь нужно учитывать потребности компании и возможности комбинации разных систем для достижения оптимального экономического эффекта.

Заменит ли автоматизация HR человека

Нет, не заменит, по крайней мере в обозримом будущем. Автоматизация, в том числе и роботизация, избавляет человека от рутины, но никакие системы пока не способны принимать сложные и стратегические решения с учетом контекста, общаться с кандидатами, партнерами и коллегами, самостоятельно разобраться в изменениях законодательства, решать конфликты и работать в непредвиденной ситуации.

Возможности роботизации в сфере HR: какие процессы делегировать роботам

В HR-отделе идеально оптимизируются процессы рекрутинга и увольнения сотрудников, особенно на низовых должностях. Наша компания — Primo RPA успешно разрабатывает решения для роботизации рекрутинга, а также для роботизации процессов:

кадрового учета и администрирования;
учета рабочего времени;
онбординга;
увольнения сотрудников;
управления командировками и расходами;
обработки кадровых документов;
обучения и аттестации сотрудников
управления фондом оплаты труда, расчет премий и бонусов.

Сотрудники HR-отдела в крупной организации каждый день мониторят резюме кандидатов на внешних кадровых ресурсах и размещают информацию о принятом на работу сотруднике или сотруднике, прошедшем собеседование, в учетных системах организации.

Робот:
- авторизуется на кадровом ресурсе и круглосуточно мониторит отклики на открытые вакансии;
- ищет кандидатов по определенным параметрам поиска
- скачивает резюме кандидатов и сохраняет их в сетевую папку;
- отправляет приглашение на собеседование и уведомляет об этом сотрудника.

В результате высвобождается рабочее время сотрудника HR-отдела в количестве 40 часов в месяц.

Кроме того, становятся все более популярными HR-боты и голосовые помощники, интегрированные с RPA, которые помогают упростить взаимодействие с HR-процессами, сэкономить время сотрудников и улучшить опыт работы в организации.

С помощью этого инструмента можно автоматизировать:

ответы на часто задаваемые вопросы о политике компании, отпусках и других HR-аспектах;
отправку уведомлений о статусе приема на работу
предоставление информации о вакансиях и требованиях к ним;
регистрация на обучающие мероприятия
запрос и утверждение отгулов, больничных и других видов отсутствия на рабочем месте;
полезные напоминания.

Этапы автоматизации

1

Оцените потребности HR-отдела вашего предприятия, сделайте аудит бизнес-процессов, автоматизация которых принесет бизнесу наибольшую пользу.
2

Сформулируйте задачи, которые должна решить та или иная система автоматизации.
3

Рассчитайте бизнес-кейс, это поможет оценить затраты, потенциальную выгоду и принять решение о внедрении той или иной системы автоматизации.
4

При выборе вендора, анализируйте не только цену и преимущества каждой опции, но и возможности масштабирования и интеграции с другими вашими системами и приложениями и качество технической поддержки.
5

Внедрение — это этап непосредственно разработки и интеграции необходимых инструментов для автоматизации.
6

После внедрения систему в целом нужно обязательно протестировать, чтобы исключить возможные ошибки и убедиться, что все работает как задумано.
7

Эксплуатация — это функционирование системы в рабочем режиме, в реальных условиях.