Автоматизация процессов бухгалтерского учета с помощью RPA

Иван Алексеев |

21 ноября 2023

Роботизация процессов бухгалтерского учета

Автоматизация и роботизация в бухгалтерии, в чем разница
Какие задачи в бухгалтерии можно роботизировать
Роботизация бухгалтерии ОМК с Primo RPA

Роботы используются в бухгалтерском учете уже более 15 лет для оптимизации рутинных процессов. Однако широкое распространение идея внедрения роботизации в бухгалтерию получила именно в последние годы. Многие крупные российские компании, например, АЛРОСА, ВТБ, СОГАЗ, Газпром нефть, Роснефть, Лента, уже внедрили RPA и экономят миллионы рублей и сотни человеко-часов.

Автоматизация и роботизация в бухгалтерии, в чем разница

В широком понимании под внедрением автоматизации бухгалтерского учета на предприятии понимается применение комплексных программных решений. Показательным примером такого решения является 1С — программное обеспечение, позволяющее вести бухгалтерский учет, составлять отчетность, работать с налогами и финансами.

RPA — это инструмент автоматизации бухучета с помощью программных роботов, который идеально подходит для оптимизации повторяющихся операций. Роботы RPA выполняют рутинные задачи почти или совсем без участия человека, но при этом они полностью повторяют его действия в том или ином приложении.

По сути роботизация бухгалтерского учета — частный случай его автоматизации, успешно сочетающийся с другими комплексными решениями по автоматизации, применяющимися в компании.

Например, 1С может использоваться в качестве основной системы учета и отчетности, в то время как роботы RPA могут быть внедрены для автоматизации конкретных бухгалтерских задач или процессов, работающих на основе данных из системы 1С. RPA в этом случае дополняет 1С, ускоряя выполнение рутинных задач и снижая нагрузку на человека.

Таким образом, комбинация различных подходов к автоматизации позволяет улучшить эффективность бухгалтерии предприятия, упростить ее бизнес-процессы и повысить качество работы финансового отдела, сократить затраты на разработку инструментов автоматизации.

Подписывайтесь
на нашу рассылку

Проверьте
Primo RPA в деле

Какие задачи в бухгалтерии можно роботизировать

Любые рутинные, трудоемкие, но не требующие принятия сложных решений — а таких в бухгалтерии 80%, задачи могут быть оптимизированы с помощью программных роботов RPA.

Обработка первичной документации
В первую очередь это — обработка первичной документации и внесение данных в учетную программу. Здесь роботу RPA нужно в 10 раз меньше времени на то, на что бухгалтер тратит от 2 до 8 часов в день.

Что можно роботизировать при обработке первички:
- сбор документов — робот RPA сам забирает первичные документы из электронной почты или сервиса электронного документооборота (ЭДО)
- считывание данных — роботы автоматически считывают информацию со счетов, накладных или банковских выписок, распознают текст и числа и вносят их в нужные поля учетной программы
- проверку данных — RPA успешно справляется с проверкой заполнения документов и легко обнаружит пропущенные данные или неверные суммы
- автоматический ввод данных в учетную программу на основе сведений из первичных документов. Например, роботы могут вносить данные о поступлениях и расходах и заполнять соответствующие поля и вкладки
- уведомления об ошибках — роботы RPA могут отслеживать процесс обработки первичных документов и автоматически отправлять уведомления, если возникают ошибки
Сверка с контрагентами
Внедрение роботизации сокращает время на сверку с контрагентами в 2-3 раза.

Робота здесь можно использовать для:
- автоматизации сверки — робот автоматически извлекает данные из электронных таблиц, CRM-системы или электронной почты и сравнивает их с данными контрагентов, составляет протокол разногласий и направляет его контрагенту
- повышения точности сверки — использование RPA исключает человеческий фактор и снижает риск ошибки до минимального
- создания отчетов — RPA отслеживает все сверки с контрагентами, сохраняет их результаты и формирует отчеты, а бухгалтер быстро получает актуальные данные для анализа и принятия решений
- оптимизации работы бухгалтера — пока робот автоматически выполняет сверку данных, специалист может сконцентрироваться на более важных и срочных задачах
Налоговая и бухгалтерская отчетность
Автоматизация рутинных операций при формировании налоговой и бухгалтерской отчетности.

Робот RPA может:
- собирать, обрабатывать и конвертировать данные и без ошибок заполнять формы отчетности
- интегрироваться с различными программами учета, обновлять и синхронизировать данные разных баз с минимальным участием бухгалтера
- автоматически проверять данные и расчеты, проверять соответствие отчетности требованиям налогового и бухгалтерского учета
- обрабатывать большой объем данных и выполнять задачи параллельно, значительно ускоряя формирование отчетности
- напоминать бухгалтеру о том, что пора готовить документы, когда это необходимо
Расчеты и платежи
При начислении заработной платы, НДФЛ, страховых выплат и других платежей RPA может:
- рассчитать зарплату на основе предоставленных данных, включая начисление НДФЛ и страховых взносов
- формировать отчетность по зарплатным налогам и страховым взносам 6-НДФЛ, РСВ, форма TAC-1
- автоматически импортировать данные из систем учета рабочего времени, управления персоналом и других источников, а также экспортировать эти данные в учетную программу
- помочь обрабатывать запросы и обращения сотрудников, касающиеся их зарплаты, автоматически формировать и отправлять им расчетные листки
- собирать информацию о командировочных расходах из разных источников и автоматически заполнять авансовые отчеты, проверять документы, подтверждающие расходы, такие как билеты на самолет или поезд, и прикреплять их к отчету
Складской учет и управление запасами
Внедрение роботизации может помочь сократить количество ошибок в складском учете и управлении запасами в 15 раз.

Робот RPA может:
- автоматически считывать информацию о запасах с учетной программы и выполнять задачи по инвентаризации запасов
- анализировать информацию о потребности в запасах и автоматически формировать заявки поставщикам на заказ товаров
- отслеживать поставки товаров и уведомлять бухгалтера об их статусе
- автоматически обнаруживать просроченные товары и помогать в их учете
- помочь бухгалтеру в формировании отчетности о запасах, генерируя отчеты на основе заданных параметров

Таким образом, внедрение RPA автоматизации бухгалтерского учета с помощью программных роботов позволяет:

в разы сократить ручную, монотонную работу и освободить время ценного сотрудника для решения более важных задач;
ускорить взаимодействие с контрагентами за счет увеличения скорости внутренних процессов бухгалтерии;
минимизировать количество ошибок, а, соответственно, и штрафов от контролирующих органов.

Роботизация бухгалтерии ОМК с Primo RPA

Одна из крупнейших российских промышленных компаний со штатом более 33 тысяч человек — ОМК - начала роботизацию бухучета еще в 2020 году, а с 2023-го перешла на платформу компании Primo RPA.

Сейчас в бухгалтерском учете ОМК использует 42 робота

Они помогают:
- обрабатывать входящие учетные документы в рамках ЭДО
- формировать и направлять акты сверки контрагентам
- сверять данные в учетных системах
- разносить и выравнивать выписки
- делать автопостинг в SAP
- выполнять фактурирование
- создавать входящую поставку поступления материала
- выгружать данные для расчета эффективности работы направлений
- обрабатывать налоговые требования
Результаты внедрения роботизации в бухучет ОМК

- снижение нагрузки на сотрудников
- возможность дополнительно не нанимать сотрудников на пиковые нагрузки

Только за счет роботизации процесса замены почтовых уведомлений на электронные письма была достигнута экономия 1,29 ЭПЗ в год.

Ожидается дополнительная годовая экономия от роботизации формирования актов сверки в системе 1С - 1,64 ЭПЗ.

Робот в бухгалтерии поможет автоматизировать рутинные, повторяющиеся задачи и существенно сократить время на обработку данных. Внедрение роботизации избавит учет и отчетность от ошибок, бухгалтера от стресса, а компанию от доначислений и штрафов. При этом робот не заменит человека, и останется эффективным инструментом бухгалтера, а не его конкурентом.