Миграция программных роботов Центра корпоративных решений с UiPath на Primo RPA

Клиент

Центр корпоративных решений предоставляет комплексные решения для крупного и среднего бизнеса и использует технологии роботизации с 2017 года.

Первоначально в качестве RPA-платформы в ЦКР выбрали UiPath. Запустили пилотный проект и реализовали первых трех роботов для решения следующих задач:

формирования банковских выписок и ассигнований,
подготовки отчетности для налоговых органов,
создания статистической отчетности.

В дальнейшем практику масштабировали, в 2019 году сформировали собственный центр компетенции RPA.

Также в процессе выработали важные для себя критерии успешности роботизации: окупаемость инвестиций в роботизацию не должна превышать 1 год, а каждый робот должен экономить не менее 1 FTE.

Задача

В 2022 году встал вопрос о миграции роботизированных процессов ЦКР на российскую RPA-платформу.

К тому моменту в компании было роботизировано 50 бизнес-процессов, причем некоторые из них состоли из 20-30 модулей, а каждый модуль представлял собой отдельного робота.

Основные департаменты, охваченные RPA в ЦКР, — это бухгалтерия и HR. Также роботизация активно использовалась в закупках, продажах, департаменте организации командировок и других подразделениях. Роботы взаимодействовали с SAP, 1C, различными финансовыми и кадровыми архивами.

При миграции задача была не просто перевести все уже роботизированные процессы на новую платформу, но и сохранить основные показатели — скорость и стабильность.

В процессе поиска решения в ЦКР учитывали более 300 критериев, сгруппировав их в несколько категорий:

Функционал. Обращали внимание на то, какое количество из нужных компании возможностей можно реализовать в рамках конкретной платформы.
Удобство работы со студией. Учитывали возможность быстро переобучить сотрудников, которые уже несколько лет работали на UiPath.
Стабильность работы компонентов платформы.
Скорость работы в студии разработки, а также скорость работы самих роботов.
Результаты «живого» тестирования.

Решение

Изначальный список российских платформ RPA был довольно велик. Но в шорт-листе ЦКР остались всего 5 кандидатов.

Чтобы наглядно сравнить RPA-системы, на каждой из них реализовали тестовый сценарий — роботу было необходимо выполнить определенный набор действий из наиболее часто выполняющихся операций в компании. На выходе оценивали, удалось ли реализовать целевой сценарий без обходных решений, а также замерялись скорость и стабильность работы робота. Наиболее комфортным решением по совокупности всех критериев оказалось решение Primo RPA.

Процесс миграции

Миграция бизнес-процессов ЦКР проходила в три этапа.

ПЕРВЫЙ ЭТАП - выбор платформы (3 месяца)

В процессе выбора вендора RPA мы собрали тестовых роботов из нужных нам действий на каждой из платформ роботизации и сравнили их работу между собой. Это была только малая часть работ в рамках комплексного анализа и сравнения платформ. По итогам тестов победило решение Primo RPA.

Артем Несмеянов

Руководитель направления роботизации «ЦКР — Информационные технологии»

ВТОРОЙ ЭТАП - миграция роботов (6 месяцев)

За это время реализовали перенос роботов с UiPath, адаптировали их под Primo RPA и запустили в работу. Параллельно проанализировали процессы и отказались от 5–6 тех, которые не имело смысла переносить.

Если вы работали ранее в UiPath, то перейти на Primo RPA можно менее, чем за неделю. Если не работали, то нужен месяц-полтора.

Артем Несмеянов

Руководитель направления роботизации «ЦКР — Информационные технологии»

ТРЕТИЙ ЭТАП - стабилизация (6 месяцев)

На этом этапе работали над сокращением количества ошибок и повышением стабильности работы роботов.

Если у вас заработал один робот, это совсем не значит, что будут работать, например, 5 таких же роботов одновременно. Эта проблема особенно часто возникала в начале миграции, год назад. Сейчас Primo RPA значительно повысили стабильность на больших объемах операций, и с данной проблемой мы более не сталкиваемся.

Артем Несмеянов

Руководитель направления роботизации «ЦКР — Информационные технологии»

Итоги и планы

Замеры эффективности после миграции показали, что удалось выйти на сопоставимые с UiPath показатели в части соблюдения SLA бизнес-процессов.

В то же время в компании продолжают изучать процессы и создавать роботов — инициативы уже собраны на год вперед, есть дорожная карта роботизации бизнеса в ЦКР. На текущий момент уже запустили два новых робота на продуктив, еще несколько в работе.

Смотреть другие кейсы