Роботизация ускорила
обработку валютных контрактов
в банке ДОМ.РФ в 3 раза

Клиент

Банк ДОМ.РФ — финансовый институт с 25-летней историей и широкой федеральной сетью обслуживания. Банк занимается развитием ипотечно-строительных проектов и входит в топ-3 российских финансовых институтов по ипотечному портфелю.

В 2021 году ДОМ.РФ в рамках оптимизации внутренней деятельности провел анализ своих бизнес-процессов. Выяснилось, что простые процессы достаточно эффективно функционируют благодаря внедрению автоматизации. А для более сложных задач средств автоматизации не хватало, поэтому решили прибегнуть к RPA-решениям.

Задача

Пилотным проектом роботизации в ДОМ.РФ стала обработка внешнеторговых контрактов. Для его реализации потребовалось задействовать сразу несколько информационных систем, обеспечить возможность распознавания и классификации документов, а также применить технологии машинного зрения.

Обработка внешнеторговых контрактов — сложный процесс, который происходит в системе ДБО (дистанционного банковского обслуживания). Клиенты направляют заявки с комплектом документов для постановки контрактов на учет. Каждую такую заявку должен проверить валютный контролер:

определить вид, валюту контракта, сумму обязательств, реквизиты нерезидента, являющегося стороной по контракту (наименование, страна),
убедиться в наличии необходимых печатей и подписей.

На основе оценки представленного комплекта документов валютный контролер принимает решение о постановке контракта на учет, присваивает контракту уникальный номер и направляет клиенту информацию о статусе заявки. Это занимало в среднем около 40 минут — на каждую заявку.

Когда количество контрактов сильно выросло, сил существующих специалистов стало не хватать на выполнение процесса в соответствии с SLA. В результате сравнения затрат на автоматизацию, роботизацию и ручной труд IT-департамент Банка решил внедрить в бизнес-процессы компании программных роботов.

Решение

В качестве инструмента роботизации ДОМ.РФ изначально рассматривал решение иностранной компании. Но весной 2022 года этот игрок ушел с российского рынка, и ему на замену потребовался российский вендор.

На первом этапе специалисты ДОМ.РФ провели анализ российского рынка RPA-решений и сформировали список возможных для использования платформ. Затем сформулировали требования к целевому решению и критерии оценки соответствия предлагаемых систем этим требованиям. На этом же этапе специалисты Банка более подробно познакомились с платформами на примере предоставленных разработчиками демо-версий продуктов.

Финальным этапом стал конкурс, в рамках которого, на основе предоставленной разработчиками информации, было проведено детальное сравнение решений по более чем 100 критериям.

Также обязательным было наличие:

интегрированного модуля распознавания символов в документе (OCR);
возможности понимания смысла распознанного текста (NLP);
возможности удаленной работы с картинкой интерфейса через RDP или VDI за счет технологий компьютерного зрения.

Если первые два инструмента необходимы для работы с документами по умолчанию, и их предлагают многие вендоры, то вот система компьютерного зрения — достаточно специфическое требование.

В результате отбора победила платформа Primo RPA.

Одним из ключевых требований была полная независимость платформы от зарубежных решений.

Сложности процесса внедрения

Насколько бы хорошо ни был проработан проект, в ходе внедрения и проверки пилота практически всегда приходится корректировать отдельные сценарии. Так получилось и в кейсе ДОМ.РФ: изменения коснулись разных департаментов.

Например, в процессе разработки дорабатывался механизм работы через удаленный рабочий стол с учетом всех требований службы безопасности Банка. Еще один пример – интеграция с системой ДБО. В какой-то момент служба эксплуатации ИТ Банка настояла, чтобы выгрузка документа выполнялась не с использованием интерфейса приложения, а была реализована через API. Этого не было в ТЗ, а робот для работы в ДБО был уже почти готов. В процессе внедрения были учтены пожелания клиента и изменен алгоритм работы.

В процессе проектирования сложно учесть все нюансы и предусмотреть все возможные замечания со стороны коллег из других подразделений. Пока проектируешь, кажется, что все понятно, но на этапе реализации выясняется, что нужны изменения.

Тут надо отдать должное коллегам из команды внедрения со стороны партнера и вендора: они шли навстречу и принимали в работу изменения прямо в процессе внедрения и настройки системы.

Татьяна Лунькова

директор центра расчетов и контроля операций банка ДОМ.РФ

Результаты

15 МИНУТ ВМЕСТО 40
занимает обработка валютного контракта после внедрения роботизации

80% ЗАДАЧ
робот может решать самостоятельно без участия специалиста

Период адаптации, безусловно, есть, но для сотрудников проходит незаметно, поскольку объем рутины снизился, количество ошибок снизилось, а работа ускорилась. Вместо выполнения монотонных операций сотрудники теперь получают уже готовый результат.

Татьяна Лунькова

директор центра расчетов и контроля операций банка ДОМ.РФ

Раньше на обработку одного валютного контракта тратилось в среднем 40 минут. Сейчас время сократилось до 15 минут. В будущем планируется уменьшить его до 5 минут. То есть внедрение RPA уже дало трехкратное ускорение работы. А далее произойдет еще один «х3-скачок».

При этом сами работники Банка не почувствовали никакого «наступления переломного момента», но избавились от отнимавшей время рутины. Сейчас вмешательство человека требуется примерно в 20% случаев. Остальные ситуации полностью отрабатывает робот.

Планы на будущее

Роботизация дала отличные результаты. А ДОМ.РФ занялся обучением своих сотрудников, которые теперь создают собственных роботов.

В результате сотрудничества с Primo RPA специалисты компании поняли, как оптимизировать сложные бизнес-процессы, причем делать это экономически эффективно. Это позволило продумать варианты, как сделать рентабельной роботизацию простых.

На создание простого робота для базового бизнес-процесса уходит в среднем пара недель. Еще около месяца нужно на внутренние согласования, прежде всего, — со службой безопасности. Учитывая горизонт планирования и жизненный цикл компании, это не большой срок.

Сейчас около 10 роботов — в стадии разработки, а 2 уже внедрены в процессы компании.

РОБОТ, КОТОРЫЙ МОНИТОРИТ ОБЪЕКТЫ СТРОИТЕЛЬСТВА

Он фиксирует все ежедневные изменения в документах, которые происходят на 5000 строительных площадок.

РОБОТЫ-СОРТИРОВЩИК ПИСЕМ НА КОРПОРАТИВНОЙ ПОЧТЕ (ГОСУСЛУГИ)

Он уже обработал около 40 000 писем, скачал более 100 000 вложений, типизировал их и разослал по профильным департаментам.

ДОМ.РФ планирует запустить пиар-кампанию для поиска роботизируемых бизнес-процессов. На корпоративном портале появится анкета, и сотрудники разных департаментов смогут высказать свои мысли на этот счет. В итоге компания определит наиболее перспективные и выгодные процессы для роботизации и двинется дальше в этом направлении.

Смотреть другие кейсы