Роботизация в сети «Лента». Миграция с Blue Prism на Primo RPA:
46 процессов за 2,5 месяца

8-12 часов

Ритейл

ежедневно экономит «Ленте» каждый робот Primo

x2

ускорение процессов по сравнению с прошлой платформой

Роботизация в сети «Лента». Миграция с Blue Prism на Primo RPA: 46 процессов за 2,5 месяца

Клиент

Компания «Лента» — одна из старейших и крупнейших торговых сетей России. Ритейлер работает с 1993 года и включает в себя 254 гипермаркета, 557 супермаркетов и магазинов «Мини Лента». Общая торговая площадь сети приближается к 2 млн кв.м.

В 2018 году компания пришла к необходимости роботизации бизнес-процессов для повышения скорости обработки информации и снижения частоты ошибок, связанных с человеческим фактором. Для этого «Лента» создала собственный центр компетенций и привлекла к разработке мирового лидера в области роботизации процессов — британскую компанию Blue Prism.

К 2022 году все департаменты в той или иной степени были охвачены технологией RPA, а роботы обеспечивали функционирование 46 бизнес-процессов.

Задача

В конце февраля 2022 года вендор Blue Prism сообщил о невозможности продления лицензий, которое планировалось осенью того же года. Роботизация затрагивала стратегически важные процессы «Ленты», и отказ от технологии RPA компания не рассматривала. Ресурсов собственного департамента разработки было недостаточно, чтобы в столь короткие сроки создать собственную платформу и перенести на неё все необходимые бизнес-процессы.

Было принято решение о поиске российского вендора, платформа и ресурсы которого позволят осуществить миграцию всех роботов в максимально короткие сроки без существенных корректировок самих процессов.

Решение

Выбор разработчика «Лента» осуществляла с помощью конкурсного отбора. Primo RPA продемонстрировала необходимый для миграции функционал своей платформы, а также в короткие сроки создала мощную команду из числа своих инженеров и специалистов компаний-партнеров. Это позволило Primo RPA выиграть тендер, работы по которому стартовали в середине июня 2022 года.

Первый этап внедрения был завершён уже в конце августа, когда в работу была запущена основная часть роботов. Второй этап — до конца октября — подразумевал перенос небольшой части процессов, а также окончательную проверку корректности переносов процессов первого этапа, которые запускались не ежедневно, а раз в месяц.

За 2,5 месяца специалисты Primo RPA перенесли на свою платформу 90% роботизированных бизнес-процессов «Ленты».

Платформа Primo отлично легла на те процессы, которые роботизированы в «Ленте». В рамках миграции нам не пришлось отказываться от каких-либо процессов из-за технических ограничений.

Роман Клюкин

Руководитель группы внутренней разработки «Лента»

Процессы

Primo RPA осуществила миграцию 46 роботизированных бизнес-процессов из порядка 10 департаментов «Ленты», среди которых: HR, бухгалтерия, финансовый, логистический, маркетинговый, административный и IT-отделы. Вот наиболее важные для клиента процессы:

HR

Обучение сотрудников
Анализ финансовых HR-показателей по FTE в рамках премий
Автоматизация выгрузки отпусков и их запуск в мобильное приложение

ФИНАНСОВАЯ СЛУЖБА

Начисление НДС по дегустациям
Расчёт и начисление при закрытии отчётных периодов

БУХГАЛТЕРИЯ

Работа с отчётами по ошибкам сканирования в электронном архиве
Контроль ежемесячного отчёта по лимитам в кассах

Совместимые системы

Роботы выполняют задачи с использованием таких информационных систем, как SAP ERP, SAP BW, корпоративный портал на базе SharePoint, учетная кадровая система ITWebNet, Motivity, стандартные сервисы Active Directory, Outlook, MS Office.

Результаты

Миграция 46 роботизированных бизнес-процессов на платформу Primo RPA за 2,5 месяца.

Ускорение работы некоторых роботов на платформе Primo в два и более раз по сравнению с предыдущей платформой.

В среднем один робот Primo выполняет работу 1−1.5 FTE, то есть экономит 8−12 рабочих часов в день.

Поддержка со стороны Primo RPA порадовала качеством и лояльностью. Все услуги и необходимые доработки производятся в максимально короткие сроки. Это круто! У других вендоров поддержка зачастую хромает: долго не выпускаются новые версии и не учитываются пожелания заказчиков.

Адель Давлетшин

разработчик RPA, Домен ЭДО «Лента»

Обновление настроек УТМ для ЕГАИС. Обновление локального фильтра марок

Контроль обучения в ПО Motivity

Назначение обучений в ПО Motivity

Процесс

2 часа

1,5 часа

Контроль обучения в ПО Motivity

Назначение обучений в ПО Motivity

5 часов

3 часа

2 часа

1,5 часа

5 часов

3 часа

Наиболее
эффективные роботы

РОБОТЫ-МЕНЕДЖЕРЫ ОБУЧЕНИЯ

Экономят «Ленте» 32,14 FTE на организации вебинаров и электронных курсов и 80,36 FTE на организации обучения при открытии магазина.

Отвечают за отправку уведомлений по просроченным сертификатам, повышают уровень контроля прохождения обязательных обучений для профессий с повышенным уровнем опасности и снижают риски по штрафным санкциям за счёт своевременной эскалации.

РОБОТЫ-БУХГАЛТЕРЫ
Автоматизируют начисление НДС по дегустациям и сокращают 0,93 FTE бухгалтерии.

Планы на будущее

«Лента» планирует дальнейшую роботизацию рутинных процессов на платформе Primo.

В ближайшей перспективе планируется создание дополнительного центра компетенции с бизнесом — объединенного центра обслуживания, который позволит бизнес-пользователям принимать активное участие в дальнейшей разработке роботов.

Смотреть другие кейсы