Игра в долгую: как правильно начать внедрение RPA в компании

Илья Кочетов |
12 октября 2024
Разработка RPA решений
Меня зовут Илья Кочетов, я директор по технологическому развитию компании Primo RPA — лидера в области роботизации бизнес-процессов в России. На протяжении почти 10 лет мы занимаемся разработкой RPA решений, чтобы помочь компаниям эффективно автоматизировать их бизнес-процессы. В этой статье я расскажу о том, с чего стоит начинать внедрение, какие критерии оценки эффективности применяются, и, что самое главное, как добиться значимых для компании результатов с помощью RPA.
Основная цель роботизации — стать инструментом для реализации полезных, быстрых, видимых и гибких изменений в бизнес-процессах компании. Важно определить, как эти изменения повлияют на компанию и какие метрики помогут оценить эффективность внедрения RPA.

С чего начать — определение целей

Часто выбор RPA решения начинают с выбора платформы, что можно сравнить с попыткой решить проблему голода через выбор сковороды. Но ведь если вы ещё не знаете, что собираетесь готовить — возможно, вам понадобится кастрюля для супа или просто готовая еда из холодильника. Сначала нужно понять, какую именно задачу вы решаете.

Главная задача — определить, для чего вашей компании нужны роботы. Например, вы хотите решить конкретную краткосрочную проблему, сократить трудозатраты, ускорить процессы или оптимизировать "узкие места". Определение целей поможет сфокусировать дальнейшие усилия и задать чёткие критерии для оценки результатов.

RPA может выполнять следующие функции:

  • Быстрое решение сиюминутных проблем
  • Формализация бизнес-процессов
  • Сокращение трудозатрат
  • Борьба с недонаймом
  • Ускорение выполнения задач
  • Оптимизация "узких мест" в сквозных процессах
  • Цели внедрения RPA
Методология Primo RPA ROM определяет несколько ключевых критериев, на основе которых можно оценивать эффективность RPA:
  • Полезные изменения — должны быть доказуемы и выражаться в экономии ресурсов или повышении качества.
  • Видимые изменения — результаты должны быть заметны для компании и её сотрудников.
  • Быстрые изменения — ценность быстро полученных результатов выше.
  • Гибкие изменения — система должна легко адаптироваться к новым условиям.
  • Значимые изменения — изменения должны быть ощутимы на уровне компании или ключевых подразделений. Незначительная экономия не окажет нужного эффекта, в то время как сокращение на 50–100 FTE будет оценено по достоинству.

Следующий шаг – экспертная группа

Теперь, когда мы знаем, зачем компании нужна роботизация, логично задаться вопросом: можно ли уже приступать к выбору платформы? Вроде бы да, но перед этим нужно ответить на важный вопрос — кто будет принимать это решение?

Часто инициатива «познакомиться с RPA» исходит от руководства, и ответственность возлагается на ИТ-команду, так как предполагается, что она лучше всех разбирается в технологиях. Хорошо, если удается также привлечь кого-то из бизнеса, но нередко все начинается с простого запроса: «есть программа — надо понять, как она работает». Архитекторы, разработчики и системные администраторы легко справляются с этой задачей — они получают четкое представление о том, что такое RPA, как работает платформа и как ее развернуть в компании. Всё ли теперь готово?

Однако на практике RPA — это не просто программный продукт, а методология оптимизации бизнес-процессов. На современном этапе развития технологии различия между платформами становятся менее значимыми, поскольку любая зрелая платформа сможет выполнить большинство задач с достаточным качеством. И хотя участие ИТ-команды в выборе платформы необходимо, полагаться только на их мнение неправильно, ведь они не являются конечными пользователями автоматизации. Они могут не в полной мере понять, какую реальную пользу это принесет компании.

Идеальная команда для принятия решения должна включать не только ИТ-специалистов, но и представителей бизнес-заказчика, тех, чьи процессы будут автоматизированы. Именно они могут указать на области, где оптимизация действительно необходима, и оценить потенциальные выгоды от внедрения RPA.

Одно из распространенных возражений против такого подхода заключается в том, что бизнес-заказчики часто не проявляют активного интереса к роботизации и ждут готового решения. Но можно ли надеяться, что на более поздних этапах они изменят свое отношение? Практика показывает, что без вовлеченности бизнеса с самого начала любая инициатива рискует остаться нереализованной. Если у вас нет поддержки со стороны бизнеса на ранних стадиях, маловероятно, что она появится позже.

В любой компании есть подразделения, где могут быть заинтересованы в роботизации: бухгалтерия, финансы, отдел кадров, закупки, логистика, юридический отдел, служба безопасности, производство. В крупных компаниях также присутствуют проектные офисы и ИТ-команды. Я уверен, что в одной из этих групп вы сможете найти людей, заинтересованных в оптимизации их задач.

Создание рабочей группы поможет правильно выбрать платформу для разработки RPA решений, учитывая потребности как ИТ-специалистов, так и бизнес-заказчиков.

В рамках нашей методологии Primo RPA ROM мы рекомендуем создание рабочей группы, в которую войдут текущие и будущие «интересанты» RPA. Это позволит учитывать интересы всех, кто будет работать с автоматизацией в будущем.

И еще один - выбор подхода

Определив цели и собрав команду, можно переходить к следующему важному вопросу: кто будет отвечать за внедрение RPA в компании? От этого зависит, как строить взаимодействие с вендорами и интеграторами, а также какие аспекты роботизации становятся ключевыми.
Если вы решаете отдать роботизацию на аутсорс, критически важными становятся доверительные отношения с интегратором. Выбор самой платформы при этом отходит на второй план. С другой стороны, если вы планируете автоматизировать процессы силами бизнес-заказчика, вам нужно учитывать удобство и простоту изучения среды разработки и управление автоматизациями, а кто будет помогать с запуском RPA — становится менее значимым.

Вот возможные подходы:

  • Силами ИТ
  • Силами специально созданной команды роботизации
  • Силами бизнес-заказчика
  • Привлечение подрядчика для части задач с внутренним управлением
  • Привлечение подрядчика для проекта «под ключ»
  • Привлечение вендора платформы для выполнения всех задач «под ключ»
Кто отвечает за роботизацию

Плюсы

Минусы

ИТ
Опыт автоматизации, знакомство с системами, налаженные процессы
Низкая заинтересованность в результатах автоматизации, слабое понимание бизнес-задач, высокая загруженность
Центр Компетенции
Накопление внутренней экспертизы, возможность оптимизации работы, формирование воронки автоматизации
Нужно создавать команду, необходимость начинать с относительно простых задач
Бизнес-заказчик
Хорошее понимание бизнес-процессов, высокая заинтересованность в результатах
Мало опыта в проектировании и создании надежных ИТ решений, высокая загруженность
ЦК с помощью подрядчика
Быстрый старт, возможность масштабирования объемов, возможность сразу браться за сложные задачи
Сложность организации работы, ограниченный доступ подрядчика к внутренним системам
Подрядчик
Опыт роботизации, наличие собранной команды роботизации
Ограниченный доступ к внутренним системам, слабое понимание бизнес-задач
Вендор платформы
Хорошее знание особенностей платформы, возможность ее доработки под задачу
Ограниченный доступ к внутренним системам, слабое понимание бизнес-задач, фокус на платформе, а не на автоматизации
В Primo RPA мы помогаем клиентам выбрать подход, предоставляя методики расчета стоимости RPA проектов, проводя мастер-классы и предлагая шаблоны документов. Идеальный сценарий — сочетание подходов, когда минусы одного варианта перекрываются плюсами другого.

Для компании, где раньше не применялись RPA технологии, идеальным сценарием может стать привлечение опытного подрядчика для заказа RPA услуг, которые помогут внедрить решение эффективно и без лишних затрат.


Мы подошли к моменту, с которого многие начинают внедрение RPA, — выбор платформы. Однако это сложнее, чем просто автоматизация отдельных задач или поддержка определенного языка программирования, например, Python. Чтобы платформа работала эффективно, важно учитывать целевые бизнес-задачи, которые были определены на начальном этапе.

На сегодняшний день технология RPA уже не нова. Она использовалась для автоматизированного тестирования еще в 20 веке, а с начала 21 века активно внедряется в банковской сфере. С 2020 года роботизация стала стандартом для автоматизации многих бизнес-процессов. Сейчас мы находимся на этапе, который можно назвать «поздним большинством», когда основные технологии уже развиты, и их основные возможности стали общепринятыми.

Многие платформы работают на одинаковом уровне, что усложняет выбор. Аналогично тому, как разница между дешевым и дорогим телевизором может быть значительной по цене, но минимальной по характеристикам, отличить одну RPA-платформу от другой по списку возможностей сложно. Профессионалы могут заметить преимущества, но новичкам это будет мало о чем говорить. Проведение сравнений по формальным признакам часто приводит к тому, что выигрывает та компания, которая больше вкладывает в маркетинг, а не та, чья платформа объективно лучше.

Если у вас нет времени или желания погружаться в технические детали и создавать внутреннюю экспертизу для корректной оценки платформы, стоит задуматься о том, как не ошибиться при выборе среди широкого ассортимента продуктов на рынке.

Оценка платформы

Как говорил Джоэль Спольски: «Покупайте лучшие инструменты за любые деньги». Но как их выбрать? Если невозможно провести прямое сравнение, можно ориентироваться на совокупную стоимость владения (TCO), которая включает множество факторов. Для наглядности я приведу пример грубого расчета TCO.

Составляющие TCO

Совокупная стоимость владения автоматизацией может включать следующие элементы:
  • Стоимость оборудования
  • Стоимость лицензий платформы
  • Стоимость разработки сценариев автоматизации (проектирование, разработка, тестирование)
  • Стоимость поддержки и доработки сценариев
  • Дополнительные расходы (на инфраструктуру, ИТ-безопасность, Центр Компетенции)
Важно учитывать, что стоимость оборудования иногда можно игнорировать, поскольку она аналогична затратам на рабочие места для сотрудников.

Классическая модель лицензирования предполагает оплату за «цифрового сотрудника» — робота, выполняющего неограниченное количество задач. Варианты с «бесплатной» лицензией или оплатой за разработку сценариев сейчас встречаются редко и могут быть проигнорированы в рамках данной статьи.

Рассмотрение двух вариантов TCO

  • TCO при 100% атрибуции лицензий
    Этот подход предполагает, что на один проект приходится вся стоимость лицензий и оборудования. Это не самый справедливый расчет, но его можно встретить на начальных этапах роботизации, когда утилизация роботов еще не оптимизирована.
  • TCO при учете утилизации роботов
    В этом варианте стоимость лицензий и оборудования распределяется на все процессы, выполняемые роботом. Этот подход более применим к компаниям, где роботы загружены множеством задач. При использовании внутренних ресурсов стоимость разработки может быть снижена на 30%.
Из анализа видно, что лицензии, даже в худшем сценарии, составляют около 1/3 стоимости владения, а основной объем расходов приходится на delivery — проектирование, разработку и тестирование робота. Таким образом, оптимизация стоимости разработки и поддержки даст максимальный эффект.

Для максимальной оптимизации TCO необходимо сфокусироваться на платформе, которая позволяет создавать роботизацию быстро и качественно.

Нужны ли платформе «модные фишки»?

Чтобы соответствовать современным трендам и выделяться на фоне конкурентов, многие платформы RPA включают функционал, который не является традиционным для роботизации. Среди них: BPM, BI, Task Mining, а также AI. Мы в Primo RPA также следуем этому тренду, добавив в платформу модуль Task Mining, интеграцию с GPT/LLM в сотрудничестве с MTS AI и множество других «модных» опций.

Однако опыт наших клиентов показывает, что ставка на новизну далеко не всегда оправдана. Важно помнить, что RPA — это автоматизация рутинных задач, и попытки выйти за эти рамки часто приводят к тому, что платформа начинает работать вне своей зоны компетенции, что может вызывать путаницу у потенциальных пользователей.

Какие «фишки» востребованы, а какие еще ожидают своего времени?

  • OCR/IDP
    Это неотъемлемая часть любой RPA-платформы. Работа с документами и понимание текстов — ключевая функция, которая востребована практически в любом проекте. Хотя на рынке много отдельных решений, интеграция этой технологии в платформу имеет свои преимущества.
  • GPT/LLM
    Понимание текста и его генерация — сложная тема. За границей существует множество сценариев применения этой технологии, но в России сталкиваются с проблемой обработки персональных данных и ограничений на использование облачных решений. Внедрение GPT в корпоративных контурах зачастую экономически нецелесообразно для задач, которые решают роботы. Мы работаем над тем, чтобы наш модуль GPT в Primo RPA AI Server был применим на меньших вычислительных мощностях, и добились успехов, но полноценное применение этой технологии еще впереди.
  • Task Mining
    Эта технология тесно связана с роботизацией, но пока она не упрощает процесс внедрения RPA. Важно понимать, что Task Mining помогает выявить повторяющиеся процессы, но все дальнейшие шаги по автоматизации нужно выполнять вручную.

Подписывайтесь
на нашу рассылку

Проверьте
Primo RPA в деле

И, наконец, заключительный шаг — пилотный проект

После всех подготовительных этапов можно запустить пилотный проект с выбранным интегратором на выбранной платформе. Я постарался выделить ключевые моменты, которые, на мой взгляд, должны определять формат пилота. Суммируем их:

Пилотный проект должен продемонстрировать возможность достижения целей, поставленных компанией, например:

Замена дополнительного найма сотрудников на рутинные операции с помощью автоматизации
Снижение необходимости в сверхурочной работе для перегруженных сотрудников
Ускорение операций, которые задерживают ключевые бизнес-процессы
Пилот должен подтвердить возможность реализации выбранной модели внедрения RPA. Например, если в дальнейшем разработка роботов будет проводиться внутренним Центром Компетенции, пилот должен показать эту возможность.

Результаты пилота должны оцениваться экспертной группой, в которую входят не только представители ИТ и бизнеса, но и все ключевые участники, которые будут взаимодействовать с RPA в будущем.

Выбор платформы необходимо производить с учетом ее долгосрочной эксплуатации и особенностей, которые будут важны в дальнейшем.

Теперь точно всё? Что дальше?

После завершения пилотного проекта, выбора партнеров по роботизации и завершения процедуры закупки может показаться, что самая сложная часть позади. Однако это только начало пути. Впереди:
  • Формирование Центра Компетенций.
  • Преодоление недоверия сотрудников к новым подходам.
  • Построение эффективной воронки автоматизации.
Многие компании тратят больше года на оптимизацию процессов и преодоление «болезней роста», прежде чем RPA становится полноценным инструментом для борьбы с рутиной и сложными бизнес-процессами. Мы в Primo RPA поддерживаем наших заказчиков, помогая им преодолеть все барьеры. Наш инструмент Primo RPA ROM ALM Assessment уже доказал свою эффективность, помогая компаниям оптимизировать управление RPA и работу команд. Будем рады помочь и вам. Успехов!

Вам может быть интересно