Игра в долгую: как правильно начать внедрение RPA в компании

Основная цель роботизации — стать инструментом для реализации полезных, быстрых, видимых и гибких изменений в бизнес-процессах компании. Важно определить, как эти изменения повлияют на компанию и какие метрики помогут оценить эффективность внедрения RPA.

Часто выбор RPA решения начинают с выбора платформы, что можно сравнить с попыткой решить проблему голода через выбор сковороды. Но ведь если вы ещё не знаете, что собираетесь готовить — возможно, вам понадобится кастрюля для супа или просто готовая еда из холодильника. Сначала нужно понять, какую именно задачу вы решаете.

Главная задача — определить, для чего вашей компании нужны роботы. Например, вы хотите решить конкретную краткосрочную проблему, сократить трудозатраты, ускорить процессы или оптимизировать "узкие места". Определение целей поможет сфокусировать дальнейшие усилия и задать чёткие критерии для оценки результатов.

Методология Primo RPA ROM определяет несколько ключевых критериев, на основе которых можно оценивать эффективность RPA:

Теперь, когда мы знаем, зачем компании нужна роботизация, логично задаться вопросом: можно ли уже приступать к выбору платформы? Вроде бы да, но перед этим нужно ответить на важный вопрос — кто будет принимать это решение?

Часто инициатива «познакомиться с RPA» исходит от руководства, и ответственность возлагается на ИТ-команду, так как предполагается, что она лучше всех разбирается в технологиях. Хорошо, если удается также привлечь кого-то из бизнеса, но нередко все начинается с простого запроса: «есть программа — надо понять, как она работает». Архитекторы, разработчики и системные администраторы легко справляются с этой задачей — они получают четкое представление о том, что такое RPA, как работает платформа и как ее развернуть в компании. Всё ли теперь готово?

Однако на практике RPA — это не просто программный продукт, а методология оптимизации бизнес-процессов. На современном этапе развития технологии различия между платформами становятся менее значимыми, поскольку любая зрелая платформа сможет выполнить большинство задач с достаточным качеством. И хотя участие ИТ-команды в выборе платформы необходимо, полагаться только на их мнение неправильно, ведь они не являются конечными пользователями автоматизации. Они могут не в полной мере понять, какую реальную пользу это принесет компании.

Идеальная команда для принятия решения должна включать не только ИТ-специалистов, но и представителей бизнес-заказчика, тех, чьи процессы будут автоматизированы. Именно они могут указать на области, где оптимизация действительно необходима, и оценить потенциальные выгоды от внедрения RPA.

Одно из распространенных возражений против такого подхода заключается в том, что бизнес-заказчики часто не проявляют активного интереса к роботизации и ждут готового решения. Но можно ли надеяться, что на более поздних этапах они изменят свое отношение? Практика показывает, что без вовлеченности бизнеса с самого начала любая инициатива рискует остаться нереализованной. Если у вас нет поддержки со стороны бизнеса на ранних стадиях, маловероятно, что она появится позже.

В любой компании есть подразделения, где могут быть заинтересованы в роботизации: бухгалтерия, финансы, отдел кадров, закупки, логистика, юридический отдел, служба безопасности, производство. В крупных компаниях также присутствуют проектные офисы и ИТ-команды. Я уверен, что в одной из этих групп вы сможете найти людей, заинтересованных в оптимизации их задач.

Создание рабочей группы поможет правильно выбрать платформу для разработки RPA решений, учитывая потребности как ИТ-специалистов, так и бизнес-заказчиков.

В рамках нашей методологии Primo RPA ROM мы рекомендуем создание рабочей группы, в которую войдут текущие и будущие «интересанты» RPA. Это позволит учитывать интересы всех, кто будет работать с автоматизацией в будущем.

Определив цели и собрав команду, можно переходить к следующему важному вопросу: кто будет отвечать за внедрение RPA в компании? От этого зависит, как строить взаимодействие с вендорами и интеграторами, а также какие аспекты роботизации становятся ключевыми.
Если вы решаете отдать роботизацию на аутсорс, критически важными становятся доверительные отношения с интегратором. Выбор самой платформы при этом отходит на второй план. С другой стороны, если вы планируете автоматизировать процессы силами бизнес-заказчика, вам нужно учитывать удобство и простоту изучения среды разработки и управление автоматизациями, а кто будет помогать с запуском RPA — становится менее значимым.

В Primo RPA мы помогаем клиентам выбрать подход, предоставляя методики расчета стоимости RPA проектов, проводя мастер-классы и предлагая шаблоны документов. Идеальный сценарий — сочетание подходов, когда минусы одного варианта перекрываются плюсами другого.

Для компании, где раньше не применялись RPA технологии, идеальным сценарием может стать привлечение опытного подрядчика для заказа RPA услуг, которые помогут внедрить решение эффективно и без лишних затрат.


Мы подошли к моменту, с которого многие начинают внедрение RPA, — выбор платформы. Однако это сложнее, чем просто автоматизация отдельных задач или поддержка определенного языка программирования, например, Python. Чтобы платформа работала эффективно, важно учитывать целевые бизнес-задачи, которые были определены на начальном этапе.

На сегодняшний день технология RPA уже не нова. Она использовалась для автоматизированного тестирования еще в 20 веке, а с начала 21 века активно внедряется в банковской сфере. С 2020 года роботизация стала стандартом для автоматизации многих бизнес-процессов. Сейчас мы находимся на этапе, который можно назвать «поздним большинством», когда основные технологии уже развиты, и их основные возможности стали общепринятыми.

Многие платформы работают на одинаковом уровне, что усложняет выбор. Аналогично тому, как разница между дешевым и дорогим телевизором может быть значительной по цене, но минимальной по характеристикам, отличить одну RPA-платформу от другой по списку возможностей сложно. Профессионалы могут заметить преимущества, но новичкам это будет мало о чем говорить. Проведение сравнений по формальным признакам часто приводит к тому, что выигрывает та компания, которая больше вкладывает в маркетинг, а не та, чья платформа объективно лучше.

Если у вас нет времени или желания погружаться в технические детали и создавать внутреннюю экспертизу для корректной оценки платформы, стоит задуматься о том, как не ошибиться при выборе среди широкого ассортимента продуктов на рынке.

Как говорил Джоэль Спольски: «Покупайте лучшие инструменты за любые деньги». Но как их выбрать? Если невозможно провести прямое сравнение, можно ориентироваться на совокупную стоимость владения (TCO), которая включает множество факторов. Для наглядности я приведу пример грубого расчета TCO.

Совокупная стоимость владения автоматизацией может включать следующие элементы:

Важно учитывать, что стоимость оборудования иногда можно игнорировать, поскольку она аналогична затратам на рабочие места для сотрудников.

Классическая модель лицензирования предполагает оплату за «цифрового сотрудника» — робота, выполняющего неограниченное количество задач. Варианты с «бесплатной» лицензией или оплатой за разработку сценариев сейчас встречаются редко и могут быть проигнорированы в рамках данной статьи.

Из анализа видно, что лицензии, даже в худшем сценарии, составляют около 1/3 стоимости владения, а основной объем расходов приходится на delivery — проектирование, разработку и тестирование робота. Таким образом, оптимизация стоимости разработки и поддержки даст максимальный эффект.

Для максимальной оптимизации TCO необходимо сфокусироваться на платформе, которая позволяет создавать роботизацию быстро и качественно.

Чтобы соответствовать современным трендам и выделяться на фоне конкурентов, многие платформы RPA включают функционал, который не является традиционным для роботизации. Среди них: BPM, BI, Task Mining, а также AI. Мы в Primo RPA также следуем этому тренду, добавив в платформу модуль Task Mining, интеграцию с GPT/LLM в сотрудничестве с MTS AI и множество других «модных» опций.

Однако опыт наших клиентов показывает, что ставка на новизну далеко не всегда оправдана. Важно помнить, что RPA — это автоматизация рутинных задач, и попытки выйти за эти рамки часто приводят к тому, что платформа начинает работать вне своей зоны компетенции, что может вызывать путаницу у потенциальных пользователей.

После всех подготовительных этапов можно запустить пилотный проект с выбранным интегратором на выбранной платформе. Я постарался выделить ключевые моменты, которые, на мой взгляд, должны определять формат пилота. Суммируем их:

Пилотный проект должен продемонстрировать возможность достижения целей, поставленных компанией, например:

Замена дополнительного найма сотрудников на рутинные операции с помощью автоматизации
Снижение необходимости в сверхурочной работе для перегруженных сотрудников
Ускорение операций, которые задерживают ключевые бизнес-процессы
Пилот должен подтвердить возможность реализации выбранной модели внедрения RPA. Например, если в дальнейшем разработка роботов будет проводиться внутренним Центром Компетенции, пилот должен показать эту возможность.

Результаты пилота должны оцениваться экспертной группой, в которую входят не только представители ИТ и бизнеса, но и все ключевые участники, которые будут взаимодействовать с RPA в будущем.

Выбор платформы необходимо производить с учетом ее долгосрочной эксплуатации и особенностей, которые будут важны в дальнейшем.

После завершения пилотного проекта, выбора партнеров по роботизации и завершения процедуры закупки может показаться, что самая сложная часть позади. Однако это только начало пути. Впереди:

Многие компании тратят больше года на оптимизацию процессов и преодоление «болезней роста», прежде чем RPA становится полноценным инструментом для борьбы с рутиной и сложными бизнес-процессами. Мы в Primo RPA поддерживаем наших заказчиков, помогая им преодолеть все барьеры. Наш инструмент Primo RPA ROM ALM Assessment уже доказал свою эффективность, помогая компаниям оптимизировать управление RPA и работу команд. Будем рады помочь и вам. Успехов!