Мы свяжемся с Вами и ответим на Ваши вопросы об RPA, нашей платформе и практике ее применения
Primo RPA
Дело в том, что цель пилота — это не просто попробовать RPA. Его задача шире: помочь компании понять, зачем ей роботизация, снять внутренние сомнения, договориться о правилах игры и подготовить почву для следующих шагов.
В этой статье вы узнаете, как правильно подойти к запуску пилота, чтобы он принёс пользу, а не превратился в эксперимент без продолжения.
Синхронизировать ожидания с бизнес-заказчиком
Пилот стартует с подготовительного этапа — синхронизация представлений о технологии и её возможностях. На этом этапе мы встречаемся с руководителями подразделений и помогаем разобраться, какие процессы подходят для роботизации, какие требуют дополнительной подготовки, а какие лучше не брать в пилот. Чтобы было легче разобраться, мы делимся накопленным опытом и примерами из практики.
Результат такой встречи: бизнес-заказчик понимает, где и как можно использовать автоматизацию, предлагает направление поиска процессов или несколько потенциальных идей для пилота. Без такой предварительной настройки проект рискует двигаться в условиях размытых ожиданий и несогласованных приоритетов.
Обсудить с сотрудниками опасения из-за изменений
Сопротивление изменениям — естественная реакция, с которой сталкивается компания во время внедрения новых технологий. Лучше всего с ним помогает справиться не давление, а когда в процесс вовлекают тех, кто сомневается.
В одном из проектов мы в Primo RPA столкнулись с сопротивлением со стороны отдела информационной безопасности. Вместо того чтобы пытаться обойти это препятствие через руководство, мы предложили коллегам вместе найти задачу внутри их контура, которую можно автоматизировать. Такой задачей оказалась рутинная обработка логов с серверов. Мы сделали робота для задач отдела ИБ. Коллеги спокойно изучили технологию, убедились в её безопасности и прозрачности.
После этого работа над основным проектом пошла конструктивно, а согласования прошли без лишних сложностей. Такой подход помогает превратить потенциальных оппонентов в союзников и снять барьеры на старте.
Зафиксировать договорённости на старте
Главная задача пилота — создать условия для того, чтобы понять, применима ли роботизация в компании и как её можно масштабировать дальше. Чтобы пилот прошёл успешно, важно сформулировать конкретные цели и договорённости до его запуска:
Выбрать правильный процесс для пилота
Выбор процесса — один из самых ответственных и сложных этапов. Ошибка здесь может существенно замедлить или даже остановить проект. Разберёмся, что такое хороший процесс для пилота, а что не подойдёт.
| ❌ Не подходит | ✅ Подходит |
|---|---|
| ИТ вообще не знают про такую задачу | Часто повторяется |
| Для пилота сразу выбирают слишком сложный кейс | Есть ощутимая стоимость — в FTE или в ошибках |
| Процесс завязан на неоднозначные входные данные | Задача давно висит в бэклоге ИТ |
| Слишком много исключений | Не меняется каждую неделю и не перегружен исключениями |
| Внутри команды нет запроса на изменения | В изменениях заинтересованы люди, работающие с этим процессом |
- ИТ вообще не знают про такую задачу
- Для пилота сразу выбирают слишком сложный кейс
- Процесс завязан на неоднозначные входные данные
- Слишком много исключений
- Внутри команды нет запроса на изменения
- Часто повторяется
- Есть ощутимая стоимость — в FTE или в ошибках
- Задача давно висит в бэклоге ИТ
- Не меняется каждую неделю и не перегружен исключениями
- В изменениях заинтересованы люди, работающие с этим процессом
Подходящие процессы обычно есть в бухгалтерии, финансах, кадрах, закупках, логистике. Среди типовых примеров — работа с сайтами вакансий, заведение учетных записей, проверка документов, акты сверки, входящие платежи, ввод данных в 1С, сверка данных, составление отчетов, синхронизация информации между разными системами.
Проанализировать итоги сразу после пилота
После пилота нельзя делать длинную паузу. Желательно в течение недели зафиксировать, что планировали и что получили. Оценить эффект: насколько сократилось время выполнения процесса, снизилось ли количество ошибок, удалось ли реально разгрузить сотрудников и соответствует ли результат тем метрикам, которые закладывались на старте.
Дальше важно собрать всех ключевых участников и принять решение — внедрять, дорабатывать или закрывать проект. Определить следующий шаг, закрепить ответственного, обсудить бюджет и сроки.
Идеально, если уже во время пилота или сразу после него у компании появляется дорожная карта на 3–5 следующих процессов, а результаты начинают показывать внутри компании. Найти новые процессы уже помогут результаты пилота: практика показывает, когда один отдел видит, что у другого реально ушла рутина, идеи автоматизации появляются гораздо быстрее.
Перейти от пилота к системной роботизации
Устойчивая роботизация начинается тогда, когда пилот перестают воспринимать как разовую демонстрацию технологии. Его рассматривают как первый шаг к системной работе: с понятными целями, договорённостями и планом продолжения. Если по итогам проекта у вас есть не только результат, но и чёткое понимание следующего шага — пилот уже выполнил свою главную задачу.
Дальше важно смотреть шире одного процесса и переходить к построению программы автоматизации. Как определить стратегические цели, собрать экспертную команду и выстроить методологию внедрения RPA в компании, мы подробно разобрали в отдельной статье «Игра в долгую: как правильно начать внедрение RPA в компании». Она поможет превратить результаты пилота в долгосрочный актив бизнеса.
Primo RPA