Мы свяжемся с Вами и ответим на Ваши вопросы об RPA, нашей платформе и практике ее применения
Primo RPA
Каждый день операционист открывает счёт, накладную или акт, сверяет реквизиты с карточкой контрагента и вручную переносит данные в учётную систему. И так по сотне документов в месяц. Чем больше поток, тем выше риск опечатки в сумме или ИНН, а времени на закрытие периода остаётся меньше.
Здесь на помощь приходит RPA в связке с ИИ. ИИ считывает реквизиты и содержание документа, а робот берёт на себя весь процесс целиком — сам забирает файл из почты, ЭДО или сетевой папки, передаёт его на распознавание и заносит полученные данные в учётную систему. Если что-то не сходится, документ не передаётся в систему, а бухгалтер получает уведомление с причиной отказа.
В статье разберём, какие документы можно распознавать, как устроен такой процесс, сколько стоит автоматизация и с чего начать.
Сервисы распознавания документов: что есть на рынке
Сервисы распознавания документов отличаются тем, какую часть работы они берут на себя. Одни только извлекают данные из файла, другие помогают обработать конкретные виды первички, третьи закрывают весь процесс — от получения документа до передачи данных в учётную систему.
Как и какие документы может распознавать робот с ИИ
Умные цифровые помощники работают с разными первичными документами: счетами, накладными, актами, УПД, счетами-фактурами, а также договорами и другими неструктурированными документами. Источником может быть корпоративная почта, ЭДО, сетевой каталог.
Сначала система определяет тип документа, даже если в одном PDF объединено несколько документов. Поэтому перед обработкой не нужно вручную разбирать входящую первичку по файлам.
Затем ИИ извлекает из документа нужные реквизиты и возвращает их в структурированном виде. На этом этапе используется умный OCR — технология распознавания текста с изображений и сканов. Умный OCR не только извлекает текстовую информацию, но и определяет наличие и цвет печатей и подписей, считывает данные из QR и bar-кодов.
Результаты распознавания передаются роботу, который проверяет полученные данные по заданным правилам: есть ли контрагент с указанным ИНН, совпадают ли реквизиты, сумма или ставка НДС. Если всё в порядке, робот передаёт данные в учётную систему и создаёт или заполняет нужную запись.
Если что-то не сходится, автоматическая обработка останавливается. Робот передаёт документ бухгалтеру и показывает причину остановки. Человек подключается только там, где действительно нужна проверка или решение.
Сколько стоит распознавание документов
У сервисов распознавания документов используются разные модели ценообразования. Условно их можно разделить на две: оплата за объём обработанных страниц и лицензирование программного обеспечения.
При оплате за страницы стоимость напрямую зависит от количества документов, которые компания передаёт на распознавание. Поэтому объём нужно заранее прогнозировать: если фактический поток окажется выше ожидаемого, расходы тоже вырастут.
В AI Server используется другая модель: нет оплаты за каждую обработанную страницу. В стоимость проекта входят четыре основные составляющие:
Поэтому стоимость рассчитывают с учётом всей задачи: объёма и типов документов, скорости обработки, необходимых проверок и передачи данных в учётную систему, а также лицензий, внедрения и поддержки. Сравнивать решения только по цене распознавания одного документа некорректно.
Кейсы: как это работает у клиентов Primo RPA
Чаще всего клиенты Primo RPA автоматизируют процессы, где бухгалтерии приходится регулярно обрабатывать большие объёмы однотипной первички. В первую очередь это ввод счетов поставщиков, обработка УПД и актов выполненных работ. На этих операциях эффект особенно заметен: робот снимает с сотрудников значительную часть ручного ввода и проверок.
Обрабатывается порядка 300 документов в день. В рамках процесса необходимо сверить сумму и ставку НДС с договором, занести номер договора и сумму, направить на согласование. После автоматизации на каждый документ уходит на 10 минут меньше. Экономический эффект — 6,85 FTE, или около 13 млн рублей в год.
25 000 счетов поставщиков в год. Автоматизировано 90% процесса, снижено количество ошибок, сэкономлено 5 минут на каждой операции. В пересчёте на год — 1,37 FTE, или около 2,36 млн рублей. В первый год с учётом внедрения и инфраструктуры экономия около 200 000 рублей, начиная со второго года — уже больше 1 500 000 рублей.
При объёме 4 230 операций в год экономия составляет 9 минут на каждый акт. Результат — высвобождение 0,35 FTE. Вместе с другими процессами на той же инфраструктуре и лицензиях суммарная экономия становится куда заметнее.
Кроме обработки первички, клиенты применяют RPA и ИИ для работы с неструктурированными документами, например договорами и письмами. Именно массовая обработка документов даёт наиболее наглядный эффект: чем больше типовых документов проходит через процесс, тем больше ручной работы удаётся убрать.
С чего начать
Начинать лучше не с выбора программы, а с анализа собственной первички — это позволит понять, где автоматизация даст наибольший эффект, и на что ориентироваться при оценке результатов пилота.
Действуйте пошагово:
Primo RPA